Przetwarzanie danych osobowych

Warszawa, 26.05.2018

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

 

Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, że firma:

Tech-Pomp Sp. z o.o.

Al. Sztandarów 1/3

04-423 Warszawa

 

przetwarza informacje pozyskane:

– w drodze indywidualnych kontaktów z Klientami, np. przez otrzymanie przez pracownika wizytówki z danymi, czy dokumentów- umów do podpisania,

– w korespondencji mailowej z Klientami, np. przez podanie, dopisanie lub korektę swoich danych, nadsyłanych na adresy mailowe firmy techpomp@techpomp.pl, handlowy@techpomp.pl lub na firmowe adresy mailowe naszych pracowników,

– ze źródeł publicznych oraz ogólnodostępnych, w tym z Internetu, m.in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz

– przez zapis danych w sposób ręczny, w związku z ich podaniem w trakcie współpracy bieżącej (spotkania, wizyta Klienta w siedzibie firmy, rozmowy telefoniczne).

Firma gromadzi uzyskane informacje, tworząc bazę danych podmiotów gospodarczych z którymi współpracuje. Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie przepisów mają charakter danych osobowych, identyfikujących osoby fizyczne.

Mając na względzie ochronę i dbałość o właściwe dysponowanie danymi osobowymi naszych Klientów oraz mając na uwadze rozpoczęcie obowiązywania nowych przepisów, uprzejmie informujemy co następuje.

W dniu 25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jest to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), mające na celu ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie UE. By wprowadzić nowe przepisy i zastosować do nich w odpowiedni sposób, w firmie Tech-Pomp przyjęto zgodne z prawem rozwiązania wewnątrz-proceduralne.

Tech-Pomp Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe Klienta na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a), b), c), f) Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 94/46/We  (RODO).

Zależy nam, abyście Państwo mieli wszystkie niezbędne informacje wynikające z RODO, a więc o tym, w jaki sposób przetwarzamy i chronimy Państwa dane osobowe. Wymagamy przy tym od Państwa minimum zaangażowania w postaci zapoznania się ze stosowaną u nas procedurą, a przy braku uwag, wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych (wypełnienie formularza / wiadomość w postaci e-mail). Dobrowolnie wyrażona zgoda, stanie się podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych, tj. dobrowolnie wyrażona przez Państwo zgoda na przetwarzanie danych – wskazana w Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Podanie przez Klienta swoich danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale niezbędne (warunek) w celu przygotowania oferty, zawarcia oraz realizacji umowy sprzedaży/świadczenia usług przez firmę Tech-Pomp (z uwagi na wymogi kontraktowe, Państwa zgoda staje się konieczna w razie potrzeby wykonania zawartej umowy współpracy lub podjęcia na Państwa wniosek działań przed jej zawarciem – niezbędność przetwarzania dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora – Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO). Podanie przez Klienta swoich danych osobowych jest także dobrowolne w przypadku umożliwienia Sprzedawcy przesyłania do niego treści marketingowych. Należy pamiętać, że mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzania danych osobowych. Od momentu wycofania zgody dane nie będą przetwarzane.

W świetle powyższego pragniemy poinformować Państwa, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Tech-Pomp Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al.Sztandarów 1/3, 04-423 Warszawa, NIP:5260023331, REGON:012091364, KRS:0000108752.

Umożliwiamy Państwu kontakt z administratorem danych osobowych za pośrednictwem dowolnego kanału komunikacyjnego. Można to zrobić:

• telefonicznie, pod numerem: (22) 612 98 25,
• pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej, wysyłając korespondencję na adres: Tech-Pomp Sp. z o.o., Al.Sztandarów 1/3, 04-423 Warszawa,
• on-line, wysyłając wiadomość e-mail na adres: techpomp@techpomp.pl.

Przetwarzanie Państwa danych nieodłącznie związane jest ze specyfiką prowadzonej działalności firmy Tech-Pomp, tzn. ze sprzedażą towarów i usług. Pozyskiwanie informacji przez pracowników, związane jest z intencją zawarcia umowy i wykonania złożonego zamówienia. Cele przetwarzania: informacyjny, obsługa realizacji oferty oraz zamówienia, obsługa transakcji sprzedaży, marketing.

Przetwarzanie danych osobowych Klienta jest niezbędne w procesie przedstawienia oferty, składania i przyjmowania zamówienia oraz zawierania i wykonania umowy, której Klient jest stroną – odpowiednio  umowy o świadczenie usług i/lub umowy sprzedaży. Bez tych danych firma nie mogłaby świadczyć Państwu usług sprzedaży, dostawy, czy serwisu urządzeń.

Przetwarzanie danych osobowych obejmuje następujace kategorie Pani/Pana danych :

• imię i nazwisko,
• miejsce zatrudnienia (nazwa firmy którą Pan/Pani reprezentuje),
• adres zamawiającego, adres dostawy, adres korespondencyjny,
• numer telefonu oraz adres e-mail (dane kontaktowe).

Podczas korzystania z naszych usług możemy pozyskiwać dodatkowo inne informacje, takie jak:

• dane potrzebne do zorganizowania transportu/dostawy urządzenia,
• dane o położeniu urządzenia, potrzebne przy jego serwisowaniu,
• numer NIP firm z którymi współpracujemy.

Powyższe dane są niezbędne pracownikom firmy, do:

• przygotowania propozycji ofert i przyjęcia zlecenia,
• zawarcia i wykonania umowy,
• wystawiania i przechowywania faktur (realizacja obowiązków prawnych),
• przechowywania informacji o połączeniach,
• zachowania ciągłości korespondencji e-mail,
• rozpatrywania reklamacji,
• wykonywania serwisu urządzeń,
• tworzenia analiz, zestawień na wewnętrzne potrzeby firmy,
• blokowania korzystania z usług ze względu na zaległości finansowe.

Uzyskane zgodnie z prawem Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w oparciu o niezbędność przetwarzania, do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu firmy, chyba że wyrazi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych. Uzasadnione wymogi administratora to podstawa prawna przetwarzania danych osobowych wg Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• prawo do żądania od administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych, czyli uzyskania ich kopii oraz informacji o celu i sposobie ich przetwarzania,
• prawo do żądania od administratora sprostowania Pani/Pana danych osobowych, czyli poprawienia/uzupełnienia danych osobowych gdy są one błędne, uległy zmianie lub zdezaktualizowały się,
• prawo do żądania od administratora częściowego lub całkowitego usunięcia Pani/Pana danych osobowych (“prawo do bycia zapomnianym”), czyli usunięcia danych, które przetwarzane są bez uzasadnionych podstaw prawnych (prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych/prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych),
• prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, czyli ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania,
• prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych – czyli uzyskania swoich danych osobowych, które nam przekazano lub wskazania innego administratora, któremu powinniśmy je przekazać, o ile będzie to technicznie możliwe,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych.

Zakres tych praw oraz sytuacje kiedy można z nich korzystać, określają przepisy prawa.

Państwa dane osobowe są przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji czynności wynikających ze świadczonych usług, w tym w zakresie obsługi roszczeń posprzedażowych (np. uprawnień z gwarancji, rękojmi, czy też rozliczeń podatkowych), o ile przepisy nie nakazują nam wcześniejszego usunięcia danych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest w tym wypadku wymóg ustawowy – konieczność wypełnienia przez Tech-Pomp Sp. z o.o. obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa, Art.6 ust. 1 lit. c) RODO.

Dane osobowe Klientów są przechowywane przez Sprzedawcę przez okres prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, chyba że Klient skorzysta wcześniej z przysługującego mu prawa do wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach marketingowych.

Państwa dane mogą być wykorzystywane do wewnętrznych analiz firmy. Do tego, potrzebne są następujące kategorie danych: informacje o zakupionych usługach i produktach, informacje o płatnościach, informacje o adresach elektronicznych.

Jeśli jest to konieczne dla realizacji zamówienia, dane osobowe Klienta Tech-Pomp Sp. z o.o. są przekazywane osobom trzecim, takim jak:

• dostawcy usług przewozowych,
• dostawcy usług prawnych,
• dostawcy usług informatycznych,
• dostawcy usług księgowych.

Podmioty te zobowiązane są przetwarzać przekazane informacje na podstawie umowy, w odpowiednim zakresie i zgodnie z poleceniami Tech-Pomp.

Jeśli zaistnieje taka potrzeba i będzie ku temu odpowiednia podstawa prawna, Państwa dane mogą być również przekazane innym podmiotom:

• organom państwowym (np. Prokuraturze, Policji, Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej),
• partnerom działającym na nasze zlecenie w kraju i za granicą, wspierającym świadczenie Państwu usług,
• innym administratorom (np. kurierowi, firmie logistycznej, realizującej transport do i od Klienta).

Podmioty te, gwarantują wysoki stopień ochrony danych, wynikający ze stosowania przepisów prawa krajowego i międzynarodowego.

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych wskazaliśmy Państwu w przejrzysty sposób, dlaczego i w jaki sposób Spółka Tech-Pomp gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Pani/Pana dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Jednocześnie informujemy, że przekazane nam od dnia 25.05.2018 do obecnej chwili Pana/Pani dane były przetwarzane, z zachowaniem wszelkich procedur bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.

Wprowadzone przepisy RODO mają na celu sprawić, by pozyskane dane osobowe były jeszcze bardziej bezpieczne i dać Państwu pełną kontrolę nad sposobami ich przetwarzania. My ze swojej strony, dbamy o to, aby dane osobowe były odpowiednio zabezpieczane, a ich przetwarzanie było jasne, rzetelne i zgodne z przepisami. Zapewniamy Państwa, że w swoim postępowaniu kierujemy się przepisami prawa regulującymi zasady ochrony danych osobowych. Rozwiązania dotyczące ochrony danych osobowych stosowane w naszej firmie odpowiadają standardom bezpieczeństwa informacji.

Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt ze Spółką.